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办理出国留学利用学籍档案
一、学籍档案利用现状
高校学籍档案是高校档案馆的重要档案之一，它的利用价值大，利用率高。随着学籍档案利用需求的不断增长，高校学籍档案利用量逐年增加并呈现出新的特点：
1、学籍档案利用量显著增加。据统计，2009年至2013年我国出国留学人数由22.93万人增加至41.39万人，人数增加了近一倍，并呈连年递增趋势(见表1)。这一变化直接导致中国高校档案馆学籍档案的利用量显著增加(见表2)，其中为出国留学而 1
办理中英文成绩证明的在学籍档案利用中占了80%,20%为单位和个人认证学历及办理中文成绩证明。
2、办理学籍证明的用户类型日益多样化。中国出国留学学生的层次以本科生为主，研究生为辅。虽然国外不同高校对申请出国留学的学生所提交的证明材料要求有所不同，但是在国内高校的学习成绩证明是不可缺少的主项材料。原来到高校档案馆办理出国成绩证明的学生多是毕业的大学生，而现在大三、大二的学生逐渐增多，甚至有大一的学生前来档案馆咨询相关事宜，用户类型日益多样化。
3、办理学籍证明的时间跨度日益延长。以往每年的9 12月为申请出国的学生向国外高校递交申请材料的高峰期，毕业生 2
申请者到高校档案馆集中办理中英文成绩证明及学历学位证书证明。现在随着留学人数中在校生的增加，申请秋季入学的人数仍占首位，申请春季入学的人数也逐渐增加，而且穿插着高校 2+2 和 3+1 的合作办学项目，所以，高校档案馆办理中英文学籍证明不像以往只集中在 高峰期 时间段，除了 高峰期 时间段外，档案馆平时也接待不少办理出国留学成绩证明的学生。
4、办理出国学籍证明中存在的问题越来越多样化
(1)用户不清楚学籍证明办理要求，办理程序较为复杂。大多数准备出国留学的学生，刚刚着手办理学籍证明时一片茫然，摸不清门道，不知到哪儿去办，如何办理，往往需要几经周折才能找到档案馆。在校生办理学籍证明通常涉及教务部门、所在院系及档案馆3个部门，程序更为复杂，用户经常需要在几个部门之间辗转多次。
(2)国外高校对于申请者的要求各有侧重，申请者办理学籍证明时提出的要求也不尽相同。学生成绩名列前茅的希望把专业排名反映出来，绩点高的希望换算成GPA，成绩差点的希望将公选课或分数低的课程剔除在外，有补考记录的同学想按补考分数翻译，有的学生想把奖状、证书及奖学金证书翻译成英文等等。
(3)学籍档案归档信息不全，影响学籍证明办理。如，早年手工填写的学生归档成绩中有的课程没有学时学分，有的没有毕业论文成绩;有的是归档信息不准确，比如早些年的成绩单中， 3
没有分出优良中差，一门课程所有人学生成绩均为合格或不合格。
二、全方位、多角度创新实践，优质高效地办理出国学生档案证明
2008年实施的《高等学校档案管理办法》明确规定： 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构;加盖高校档案机构公章的档案复印件，与原件具有同等效力 。办法明确了档案归口管理及档案馆的职责，因此高校档案部门应该积极探索，创新实践，为出国学生提供优质高效服务。
1、做好学籍档案的归档工作，为办理出国成绩证明提供基础 学籍档案形成周期长，学生从入学到毕业需要几年的时间，而且学籍信息也处于不断变化之中，比如按专业大类入学后在选专业、转专业、交换生、与国外高校合作办学等过程中，不同学生形成的材料比较分散。高校档案馆应根据学籍档案形成的规律和特点，从材料形成的源头抓起，将学籍档案的各类信息逐项检查、收集齐全，及时整理、归档入库，使收集到的学籍档案材料具有原始性、关联性、系统性，以确保学生成绩真实、可靠、完整，成为学生办理出国成绩等学籍证明的'基础依据。
2、多部门密切配合，共同做好出国学生档案证明服务工作 出具一份完整规范的出国学生档案证明，涉及学校多个职能部门，比如由档案馆翻译完毕的学历学位证书，必须加盖学校公章;在校生的成绩尚未归档，档案馆翻译审核打印成绩之后，要 4
用档案袋密封，并开出介绍信，学生去教务部盖章方能有效。因此出具完整规范的出国学生档案证明，不是高校档案部门能够独立完成的，必须要求档案馆与学校教务部、研究生院、各学院等相关职能部门相互配合，密切合作，共同完成。
3、建立成绩翻译系统，提高学籍证明办理效率
目前，对于出国留学成绩翻译模式，高校各有各的章法，尚未统一标准。为保证档案馆出国档案证明的统一性、规范性，高校档案馆应结合自身情况建立成绩翻译系统，最大限度地提高工作效率。总体来看，成绩翻译系统主要有三种模式：
(1)由档案馆直接翻译制作。学生遵照学校有关规定调取到成绩单以后，交给档案馆，由档案馆负责翻译制作审核。档案馆进行基本信息和专业课程的翻译、添加、修改、审核，统一制作和审核中英文成绩和学历学位证书证明。
(2)由学生在线翻译，档案馆负责审核。学生在线进入档案馆成绩翻译系统，自己录入姓名、学号、学院、专业等基本信息，再按照学期逐条录入课程的学时、学分及成绩信息。学生在线录入信息后，提交档案馆审核，通过后出具证明。
(3)档案馆成绩翻译系统与教务系统接口自动翻译，档案馆审核。有条件的高校可建立统一的网络操作利用平台，在教务部和研究生院的教务管理系统中为档案馆开设用户端，档案馆可以直接登录他们的系统，共享学生学籍数据信息。只要录入学生的 5
学号，就能直接导入系统中的数据，完整准确地呈现出该生的中英文对照格式的姓名、专业、学时、学分、成绩、GPA、专业排名等，实现在线自动翻译。
4、加大档案宣传力度，规范学籍证明工作流程
针对大多数学生档案意识薄弱，对档案利用知之甚少的现状，档案部门要多角度、多渠道进行宣传。可利用档案馆主页、宣传栏、学习园地、档案展览等形式，介绍如何翻译成绩、如何开具档案证明、毕业生与在校生办理证明程序的异同点等;还可利用新生入学教育的时机，先入为主，使新生了解档案作用及利用价值，激发他们利用档案的兴趣，使学生利用档案有的放矢。
高校档案部门应规范学籍证明工作，尽力为学生用户提供优质服务，包括统一学籍证明格式，采用专用纸张和专用信封，专用纸张最好具有防伪水印，最后在信封口上加盖密封章等，以体现出档案证明的可靠性和严肃性。
档案利用工作是档案工作的主题，学生学籍档案开发利用的好坏，直接关系到学校的形象及档案管理水平的高低。为了促进和规范高校出国学生档案证明工作开展，更好更快更加高质量的提供翻译服务，还需我们高校档案部门深入研究，创新实践。 6
;交到教务处存档的意思是将你手里拿的文件、证书等交到学校教务处做为档案保存。学校的档案材料都是靠平时的资料积累来了，对于有纪念意义、阶段性历史的总结、年度工作亮点、历史文宪等内容。都可以做为历史资料存放在档案馆内保存。
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