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退伍军人的档案是一个军人在部队期间工作经历、个人表现的忠实记录。里面的资料分十大类，包括履历、身份、党团资料、奖惩、任免、工资晋升、工龄等。它在一个人办理有些相关手续，比如职位的招聘、工资等级的确定、税收减免、退休年龄的裁定等，都是最重要、最原始的证据。
档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。
档案作用发挥的程度如何，取决于一定的条件。一般说来，其基本条件有4个方面：①档案利用实践。档案在日常存放的静态中，其价值处于潜在阶段，只有在人们利用的过程中才能表现出档案的价值，并校正和提高人们对档案价值的认识。②社会发展水平、社会制度和档案管理政策，对于档案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用。社会进步程度愈高，愈能为档案的开放利用提供更多的条件，充分实现档案的价值。③社会档案意识，特别是人们对档案的认识水平、重视程度和利用动机等因素，都影响档案发挥作用的状况。人们的档案意识越强，档案价值愈能实现得充分；档案价值的实现，又促进人们档案意识的加强。④档案管理水平是影响档案发挥作用的直接因素。改善档案管理制度，提高对档案的全面认识和科学管理水平，对于发挥档案的社会效益和经济效益具有重要作用。
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